Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Administrator przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej, składających zapytania, zamówienia lub zlecenia, zawierających umowy oraz kontaktujących się z Euro Serwis. Dokument obejmuje również zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii.
1. Administrator danych i kontakt
- Administratorem danych osobowych jest Euro Serwis Mechanika Maszyn Małgorzata Kois, NIP 6851622207, REGON 371022965, z adresem prowadzenia działalności: ul. Hankówka 145, 38-200 Jasło, woj. podkarpackie (dalej: „Administrator” lub „Euro Serwis”).
- W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i wykonywania praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem pisemnie na powyższy adres lub za pomocą aktualnych danych kontaktowych wskazanych w Serwisie.
- Administrator nie pozyskuje celowo szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub biometryczne. Nie należy przekazywać takich danych, o ile nie jest to niezbędne w konkretnej sprawie i nie zostało wcześniej uzgodnione z Administratorem.
2. Zakres stosowania i podstawowe pojęcia
- Polityka ma zastosowanie do strony internetowej, sklepu internetowego, formularzy, korespondencji elektronicznej i telefonicznej oraz procesów związanych z obsługą klientów, kontrahentów i użytkowników (łącznie: „Serwis”).
- „Użytkownik” oznacza osobę korzystającą z Serwisu, kontaktującą się z Administratorem albo działającą w imieniu klienta lub kontrahenta. „Klient” oznacza osobę fizyczną, przedsiębiorcę lub inny podmiot składający zapytanie, zamówienie lub zlecenie albo zawierający umowę z Administratorem.
- W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, adres, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, dane dotyczące zamówienia lub zlecenia, treść korespondencji, informacje o płatności, adres IP, identyfikatory internetowe, dane urządzenia i przeglądarki oraz dane zapisane w plikach cookies.
- Dane są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od Użytkownika. W relacjach B2B mogą zostać przekazane również przez pracodawcę, zleceniodawcę, współpracownika lub publicznie dostępny rejestr przedsiębiorców, w zakresie niezbędnym do kontaktu i realizacji współpracy.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do określonego celu. Główne operacje przetwarzania przedstawia poniższa tabela.
| Cel przetwarzania | Zakres i przykłady | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu | Adres IP, logi serwera, identyfikatory urządzenia, informacje o przeglądarce; diagnostyka błędów, ochrona przed nadużyciami i zapewnienie ciągłości działania. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | Przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi technicznej, a następnie do czasu wygaśnięcia ewentualnych roszczeń. |
| Obsługa zapytań i kontaktu | Dane podane w formularzu, e-mailu, rozmowie telefonicznej lub wiadomości; udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty i prowadzenie ustaleń. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy; albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia. |
| Założenie i obsługa konta klienta – jeśli funkcja jest dostępna | Dane identyfikacyjne i kontaktowe, historia aktywności i zamówień, ustawienia konta. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie konta | Do usunięcia konta lub zakończenia świadczenia usługi, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń. |
| Przyjęcie i realizacja zamówienia, zlecenia lub umowy | Dane klienta, dane kontaktowe i rozliczeniowe, dane dotyczące maszyny, części, usługi, wysyłki lub odbioru oraz przebiegu realizacji. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne | Przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. |
| Rozliczenia, faktury i księgowość | Dane wymagane na dokumentach księgowych, informacje o płatności i rozliczeniach. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i rachunkowe | Przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, co do zasady liczony zgodnie z ustawowymi terminami archiwizacji. |
| Reklamacje, odstąpienia, zwroty i obsługa posprzedażowa | Dane kontaktowe, dane umowy, opis problemu, dokumentacja, numer rachunku – gdy jest potrzebny do zwrotu środków. | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obrona przed roszczeniami | Do zakończenia postępowania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń i obowiązków archiwizacyjnych. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Dokumentacja umowy, korespondencja, dane kontaktowe, rozliczenia i inne dowody związane ze sprawą. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora | Do prawomocnego zakończenia sprawy i upływu właściwych terminów przedawnienia. |
| Kontakt z osobami działającymi po stronie kontrahenta B2B | Dane służbowe przedstawicieli, pracowników i współpracowników kontrahenta; prowadzenie bieżącej współpracy i dokumentowanie ustaleń. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – sprawna realizacja współpracy gospodarczej | Przez okres współpracy, a następnie do czasu wygaśnięcia roszczeń lub wniesienia skutecznego sprzeciwu. |
| Marketing własnych usług i informacji handlowych | Adres e-mail, numer telefonu lub inne dane kontaktowe – wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez prawo i zgodnie z udzielonymi zgodami. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO; dodatkowo zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania celu; informacja o zgodzie może być przechowywana dla celów dowodowych do upływu roszczeń. |
| Analityka i cookies opcjonalne | Identyfikatory internetowe i informacje o sposobie korzystania z Serwisu, o ile Użytkownik wyrazi zgodę na daną kategorię cookies. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody albo upływu okresu życia danego pliku cookie wskazanego w narzędziu zarządzania zgodami. |
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Jeżeli podstawą jest prawnie uzasadniony interes, Użytkownik może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, a w przypadku marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez podawania przyczyny.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
- Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do otrzymania odpowiedzi, przygotowania oferty, założenia konta, zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia faktury, dokonania płatności albo rozpatrzenia reklamacji.
- Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić wykonanie danej czynności. Podanie danych do celów marketingowych i akceptacja cookies innych niż niezbędne są dobrowolne i nie są warunkiem zawarcia umowy.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom, które potrzebują ich do realizacji określonych zadań, w szczególności:
- dostawcom hostingu, domeny, poczty elektronicznej, systemu sklepowego, oprogramowania, usług serwisowych i cyberbezpieczeństwa;
- operatorom płatności, bankom i podmiotom obsługującym rozliczenia – jeżeli Użytkownik korzysta z danej formy płatności;
- biuru rachunkowemu, doradcom podatkowym, prawnikom, ubezpieczycielom i audytorom;
- firmom kurierskim, transportowym lub podmiotom realizującym odbiór i dostawę – jeżeli jest to potrzebne do wykonania umowy;
- podwykonawcom i dostawcom części lub usług, gdy ich udział jest niezbędny do realizacji zlecenia;
- organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora, chyba że samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania jako odrębni administratorzy, np. bank lub operator płatności.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Korzystanie z niektórych usług informatycznych, analitycznych lub komunikacyjnych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności gdy dostawca lub jego podwykonawca posiada infrastrukturę w państwie trzecim.
- Jeżeli dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, będzie ono realizowane wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innego dopuszczalnego zabezpieczenia. Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
- dostępu do danych – w tym uzyskania informacji o przetwarzaniu i kopii danych;
- sprostowania danych – gdy są nieprawidłowe lub niekompletne;
- usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w RODO;
- ograniczenia przetwarzania – w przypadkach wskazanych w RODO;
- przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie;
- wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie;
- wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
Wniosek dotyczący praw należy skierować do Administratora. W celu ochrony danych Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość wnioskodawcy. Odpowiedź jest udzielana w terminach wynikających z RODO.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
- Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Użytkownika.
- Jeżeli w Serwisie wykorzystywane są narzędzia analityczne lub reklamowe, mogą one tworzyć techniczne profile zainteresowań na podstawie aktywności w Serwisie, ale wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody na odpowiednie cookies. Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies.
9. Pliki cookies i podobne technologie
9.1. Czym są cookies
Cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi w urządzeniu końcowym Użytkownika podczas korzystania z Serwisu. Podobną funkcję mogą pełnić m.in. pamięć lokalna przeglądarki, piksele, identyfikatory urządzeń i inne technologie internetowe.
9.2. Kategorie cookies
- Niezbędne – zapewniają podstawowe działanie Serwisu, bezpieczeństwo, obsługę sesji, koszyka, formularzy i zapamiętanie ustawień prywatności. Ich stosowanie nie wymaga zgody, gdy jest konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika.
- Funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie dodatkowych ustawień i wygodniejsze korzystanie z Serwisu. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli nie są niezbędne.
- Analityczne – pomagają mierzyć sposób korzystania z Serwisu i poprawiać jego działanie. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody.
- Marketingowe – mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam lub dopasowywania komunikatów. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody.
9.3. Zarządzanie zgodą
- Przy pierwszej wizycie Użytkownik może wybrać, na które opcjonalne kategorie cookies wyraża zgodę. Brak zgody na cookies opcjonalne nie powinien blokować podstawowego korzystania z Serwisu, choć niektóre dodatkowe funkcje mogą być niedostępne.
- Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą ustawień prywatności/cookies dostępnych w Serwisie. Użytkownik może także usunąć lub zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki.
- Szczegółowa lista aktualnie używanych cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami wyświetlanym w Serwisie. Informacje w tym panelu mają pierwszeństwo w zakresie technicznego wykazu aktualnie uruchomionych plików.
10. Logi serwera i bezpieczeństwo
- Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. W logach mogą być automatycznie zapisywane m.in. adres IP, data i czas połączenia, żądany zasób, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, błędach oraz źródle wejścia.
- Logi są wykorzystywane do administrowania Serwisem, diagnozowania problemów, tworzenia statystyk technicznych, ochrony przed atakami i nadużyciami oraz ustalania lub obrony roszczeń. Co do zasady nie służą do bezpośredniej identyfikacji Użytkownika.
- Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe, zabezpieczenia systemów i procedury ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych.
- Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik powinien chronić swoje hasła, nie udostępniać danych logowania innym osobom i korzystać z aktualnego oprogramowania.
11. Linki zewnętrzne, płatności i media społecznościowe
- Serwis może zawierać odnośniki do stron lub usług innych podmiotów, w tym operatorów płatności, platform mapowych, serwisów społecznościowych albo dostawców filmów i treści. Po przejściu do takiej usługi jej operator może przetwarzać dane jako odrębny administrator na zasadach opisanych we własnej polityce prywatności.
- Jeżeli zewnętrzna treść jest osadzona bezpośrednio w Serwisie i może zapisywać opcjonalne cookies lub przekazywać dane do dostawcy, powinna zostać uruchomiona dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody Użytkownika.
12. Dane osób reprezentujących klientów i kontrahentów
- Jeżeli Klient lub kontrahent przekazuje Administratorowi dane innych osób, np. pracownika, kierowcy, operatora maszyny, osoby kontaktowej lub pełnomocnika, powinien posiadać podstawę do ich przekazania oraz poinformować te osoby o udostępnieniu danych Administratorowi.
- Administrator przetwarza takie dane w celu kontaktu, realizacji umowy, dokumentowania ustaleń i ochrony roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zakres danych jest ograniczany do informacji potrzebnych do współpracy.
13. Zmiany Polityki prywatności
- Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu działania Serwisu, zakresu usług, wykorzystywanych dostawców lub technologii. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie ze wskazaniem daty obowiązywania.
- Zmiana Polityki nie pozbawia Użytkownika praw nabytych ani nie zmienia samodzielnie warunków zawartych umów. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, Administrator zwróci się o jej udzielenie przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.
14. Podstawy prawne dokumentu
Polityka została przygotowana w szczególności z uwzględnieniem:
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO);
- ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
- ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności zasad dotyczących zgód marketingowych i przechowywania informacji w urządzeniu końcowym;
- ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – w zakresie mającym zastosowanie do Serwisu.
Euro Serwis Mechanika Maszyn Małgorzata Kois